Voice over IP (internet protocol), ook wel VoIP genoemd, is de technologie waarmee je telefoongesprekken kunt voeren via breedbandverbindingen. Dit betekent dat je, anders dan bij telefoongesprekken, geen openbaar geschakeld telefoonnetwerk ISDN nodig hebt om te bellen. Om via het internet te bellen en gebeld te worden kun je elk VoIP-toestel gebruiken, een computer met VoIP-software, of zelfs een vaste telefoon die is aangesloten op een analoge telefoonadapter.
Zoals de naam al zegt, is het ontworpen om spraakcommunicatie (met andere woorden, telefoongesprekken) over het internet te versturen.
Waarom is voice over IP zo belangrijk?
Zeggen dat de VoIP technologie de manier waarop mensen en bedrijven communiceren heeft veranderd, is zeker geen understatement.
Ten eerste zijn gesprekken niet meer beperkt tot één apparaat, want mensen kunnen nu kiezen voor IP-telefoons, computers of mobiele apparaten. Dat komt omdat VoIP verschillende vormen van communicatie mogelijk maakt – telefoongesprekken, SMS, videogesprekken, conferentiegesprekken, enz. En dat niet alleen, bedrijven kunnen zich ook ontdoen van hun lompe, on-premise telefooncentrales (denk aan die oude bureautelefoons die elk kantoor vroeger had).
Kostenbesparing
Je hoeft niet alle kosten te betalen die bij traditionele telefoonmaatschappijen horen. In principe bespaart het je geld. In potentie heel veel.
Directe kostenbesparingen kunnen voortkomen uit:
- Lagere hardwarekosten: Elk bedrijf weet hoe duur het is om een traditioneel telefoonsysteem op te zetten. Je moet onder meer betalen voor de speciale koperdraad (die de spraakcommunicatie draagt) en het telefoonsysteem op locatie (dat de vaste telefoons in je kantoor met elkaar verbindt). Met VoIP zakelijk kun je al die hardware afschaffen.
- Lagere operationele kosten: Wanneer een gesprek wordt geleid via een openbaar geschakeld telefoonnetwerk (aka. een traditioneel telefoonnetwerk dat koperdraden gebruikt), wordt een speciaal circuit geopend tussen de beller en de ontvanger, en dat moet open blijven tot het gesprek eindigt. Anders hoor je vertragingen tijdens het gesprek – dit heb je waarschijnlijk wel eens meegemaakt bij interlokale en internationale gesprekken, omdat het moeilijker is de circuits open te houden als spraaksignalen er langer over doen om de ontvanger te bereiken. (Dit is ook de reden waarom telefoonmaatschappijen dit soort gesprekken per minuut in rekening brengen). Omdat VoIP afhankelijk is van het internet, heb je dit probleem niet. Je betaalt ook niet per minuut, wat je nog meer geld bespaart, vooral als je veel interlokale en internationale gesprekken voert. (VoIP providers rekenen op abonnementsbasis, met plannen die inspelen op specifieke behoeften).
- Lagere terugkerende kosten: Lopende uitgaven zoals reparatie- en onderhoudskosten kunnen gemakkelijk je budget overweldigen. Maar niet als je een gehoste VoIP dienst neemt, die deze kosten meestal in redelijk geprijsde maandelijkse abonnementsplannen rolt die passen bij jouw behoeften. Soms kun je zelfs zonder extra kosten extra functies krijgen zoals wisselgesprekken en een automatische begeleider.
Laten we nu eens kijken naar indirecte kostenbesparingen:
- Een opstelling voor werken op afstand: Met geavanceerde functionaliteiten zoals conferentiegesprekken en videoconferenties maakt voice over IP het gemakkelijker en efficiënter om op afstand te werken, waardoor de kosten van je kantoor en energierekeningen dalen.
- Hergebruik van personeel: Sommige geavanceerde VoIP-functies kunnen zelfs repetitieve taken voor je afdekken, zodat je je kunt concentreren op echt waardevol werk. Je denkt er bijvoorbeeld aan om iemand in te huren om telefoontjes af te handelen (wat zich vertaalt in geld dat je uitgeeft aan extra salaris en voordelen) of misschien geef je het werk aan een bestaande werknemer, (waarvoor je hem waarschijnlijk opslag zou moeten geven). Met de auto attendant functie heb je helemaal geen receptionist nodig. Dat is elke maand een hoop besparing.
Schaalbaarheid
Je VoIP-systeem groeit met je mee, zodat je gemakkelijk telefoonlijnen of extensies kunt toevoegen en verwijderen. Ook hiervoor hoef je niets extra’s te betalen. Bonus!
Super-draagbaarheid
Met VoIP kun je overal gesprekken voeren en ontvangen met elk toestel (en met hetzelfde voip nummer) zolang er een internetverbinding is. Het volgt je waar je ook gaat, en je kunt de functies nog steeds probleemloos gebruiken. Het hebben van teams op afstand of mensen thuis laten werken is vrijwel onmogelijk met traditionele telefoonsystemen, waarbij je nummer is toegewezen aan een specifieke lijn.